Ontario university libraries are working to provide safe access to important physical collections 

  • Posted on: 17 June 2020
  • By: Anika

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The coordinated sharing of physical materials between universities across Ontario and Canada has been fundamental to the Ontario Council of University Libraries (OCUL) consortium since its inception in 1967. Interlibrary loan and other types of resource sharing have enabled our libraries to provide access to physical materials beyond our individual institutions, and support the important research, and learning goals of the academic community. 

When Ontario’s universities were required to close in March 2020 due to provincial emergency orders in response to the COVID-19 pandemic it followed that interlibrary loan of physical library materials was also suspended. OCUL libraries recognise the significant disruption this has caused. Our libraries have continued to work with users to find safe alternatives to accessing physical collections where available in the interim. Interlibrary loan for electronic library materials continues and a number of schools are also providing temporary access to digitized print materials through partnerships with HathiTrust Digital Library. Some are also investigating and implementing controlled curbside pickup for researchers in accordance with public health authorities, provincial and university guidelines. 

As the 21 OCUL libraries and their respective universities begin to plan for gradual return to campus operations, each library will continue to focus initially on access to collections for their primary user groups. Interlibrary loan of physical library materials requires high-touch involvement from library staff. With the health and safety of staff paramount to all decisions that are made, OCUL is committed to aligning with public health authority guidelines in the development of safe protocols and workflows that will eventually enable a safe and robust physical interlibrary loan network.  It is likely that these protocols will be different from those that were in place prior to the onset of the COVID-19 pandemic.

The process of restarting a safe interlibrary loan service is dependent on province-wide easing of public health restrictions, and will be planned in line with the Ontario government’s Framework for Reopening our Province. Individual libraries must also initially focus on local resumption of services. We anticipate that this will take some time as we find ways to keep our communities safe while providing access to our important physical collections and in-person services. OCUL endeavours to update the community as plans for interlibrary loan and resource-sharing network evolve.

For more information contact John Barnett, OCUL Executive Director, john.barnett [at] ocul.on.ca, 416-770-6507.

 


Les bibliothèques universitaires de l’Ontario s’efforcent d’offrir un accès sécuritaire à d’importantes collections physiques 

 
TORONTO (Ontario), le 17 juin 2020 – Le partage coordonné de documents physiques entre les universités de l’Ontario et du Canada est fondamental pour le Conseil des bibliothèques universitaires de l’Ontario (CBUO) depuis sa création en 1967. Le prêt entre bibliothèques et d’autres types de partage de ressources ont permis à nos bibliothèques d’offrir un accès à des documents physique à l’extérieur de nos différents établissements et d’appuyer les importants objectifs de recherche et d’apprentissage du milieu universitaire. 
Lorsque les universités de l’Ontario ont dû fermer leurs portes en mars 2020 en raison de décrets déclarant l’état d’urgence provincial en réponse à la pandémie de COVID-19, le prêt entre bibliothèques de documents physiques a également été suspendu. Les bibliothèques du CBUO reconnaissent l’importante perturbation que cela a causée. Nos bibliothèques ont continué de travailler avec les utilisateurs pour trouver des solutions de rechange sécuritaires à l’accès aux collections physiques, le cas échéant. Le prêt entre bibliothèques pour les documents électroniques se poursuit et un certain nombre d’universités offrent également un accès temporaire aux documents numérisés grâce à des partenariats avec la HathiTrust Digital Library. Certains étudient et mettent en œuvre la collecte contrôlée en bordure des rues pour les chercheurs conformément aux directives des autorités de santé publique, des provinces et des universités. 
 
Alors que les 21 bibliothèques du CBUO et leurs universités respectives commencent à planifier le retour progressif aux activités du campus, chaque bibliothèque continuera de se concentrer d’abord sur l’accès aux collections pour ses groupes d’utilisateurs principaux. Le personnel de la bibliothèque doit manipuler les documents physiques qui font l’objet de prêts entre bibliothèques. Comme la santé et la sécurité du personnel sont primordiales dans toutes les décisions qui sont prises, le CBUO s’est engagé à s’aligner sur les lignes directrices des autorités de santé publique dans l’élaboration de protocoles et de flux de travail sécuritaires qui permettront éventuellement d’établir un réseau de prêts de documents physiques entre bibliothèques fiables et rigoureux.  Il est probable que ces protocoles seront différents de ceux qui étaient en place avant le début de la pandémie de COVID-19.
Assurer la réouverture du service de prêts entre bibliothèques, et ce, de manière sécuritaire, dépendra de l’assouplissement des restrictions en matière de santé publique à l’échelle de la province et sera planifié conformément au Cadre visant le déconfinement de la province publié par le gouvernement de l’Ontario. Les bibliothèques doivent aussi se concentrer au départ sur la reprise des services à l’échelle locale. Nous prévoyons que cela prendra un certain temps, car nous devons trouver des moyens d’assurer la sécurité de nos communautés tout en leur donnant accès à nos importantes collections physiques et à nos services en personne. Le CBUO s’efforce d’informer la communauté au fur et à mesure que les plans de prêts entre bibliothèques et de partage des ressources évoluent.

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À propos du CBUO 
Le CBUO est un consortium des 21 bibliothèques universitaires de l’Ontario et est affilié au Conseil des universités de l’Ontario. Sa force réside dans l’engagement de ses membres à travailler ensemble pour maximiser l’expertise et les ressources collectives. Les membres du CBUO travaillent en collaboration depuis 1967 pour améliorer les services de référence de l’Ontario et ailleurs au pays grâce à l’achat collectif, à la planification collaborative et à l’infrastructure d’information numérique partagée. 
 
https://ocul.on.ca   
 
Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec John Barnett, directeur général du CBUO, john.barnett [at] ocul.on.ca, 416-770-6507.